Hej! Smo že pri drugem delu, danes pa govorimo o tem:
:sparkles:How To Stay Productive And Organized?:sparkles: To nam lahko zelo pomaga, zato se splača prebrati <3

------------------------------------------------------------
*zelena*13 poti kako postati bolj produktiven in organiziran:*zelena*

*b*~ Ustvarjanje seznamov opravil*b* - Seznami opravil so brez možganov. Izberete lahko tradicionalno pot in uporabite samolepljive listke ali prenesete eno od številnih spletnih aplikacij za storilnost. Zapisovanje nalog vam omogoča, da jih vizualizirate in določite po pomembnosti, tako da lahko najprej opravite najpomembnejše naloge. Poskusite načrtovati različna opravila, ki jih morate dokončati pred koncem dneva. To vam daje določen časovni okvir, pomaga izboljšati upravljanje s časom in preprečuje odlašanje, da lahko opravite stvari.
*b*~ Prednostne naloge triaže*b* - Triaža je izraz, ki se običajno uporablja v medicinskem kontekstu, ko preveč bolnikov potrebuje obisk. Zdravniki vsakemu pacientu dodelijo stopnjo nujnosti, tako da se lahko najprej posvetijo najhujšim boleznim. Če zdravniki niso dali prednosti bolnikom, lahko nekdo s hudo možgansko kapjo čaka, medtem ko nekdo drug s prehladom prejme zdravljenje. Seveda ne govorimo o bolnišničnih okoljih. Priporočamo, da razvrstite svoj seznam opravkov. Navedite vse svoje naloge in jih razvrstite tako, da bodo najpomembnejše naloge opravljene najprej. V nasprotnem primeru boste morda porabili pet ur za projekt z nizko prioriteto in si ne boste dali dovolj časa za nekaj nujnejšega.
*b*~ Pripravite dnevne, tedenske in mesečne pakete*b* - Poznavanje vaših ciljev je bistven del njihovega doseganja. Vzemite si nekaj časa za razmislek o svojih dolgoročnih ciljih. Kje želite biti čez eno leto? V petih letih? Kaj pa 10? Recimo, da želite, da bo vaša prva knjiga objavljena v naslednjem letu. Razčlenitev tega cilja na dnevne, tedenske in mesečne cilje vam lahko pomaga oblikovati strategijo za dosego cilja. Če želite pisanje dokončati v prvih šestih mesecih, koliko besed ali strani bi morali izpolniti na mesec in koliko ur bi porabili za to na teden? Te cilje morate vključiti tudi v svoj urnik, kot bi se dogovorili za zdravniški sestanek, da se prepričate, da se ga držite. Razčlenitev dolgoročnih ciljev na manjše, kratkoročne načrte vam lahko pomaga pri nenehnem delu, da jih dosežete. Prav tako lahko celoten proces naredi manj preobremenjen za razmišljanje. Ker se jih je lažje lotiti v kosih, bodo vaši dolgoročni cilji hitreje doseženi. Konec koncev je pisanje za dve uri to sredo manj zastrašujoče, kot nenehno opominjanje, da morate dokončati pisanje knjige pred koncem leta.
*b*~ Uporaba spletnih načrtovalnikov ali načrtovalcev papirja*b* - Ne moremo dovolj poudariti: pisanje stvari pomaga! Če raje pišete stvari ročno, lahko uporabite načrtovalnik papirja. Če želite, da stvari ostanejo digitalne, lahko uporabite preprosto orodje, kot je Google Koledar ali Evernote. Načrtovalci vam lahko pomagajo, da ostanete na tekočem s tekočimi projekti in obveznostmi. Vizualna predstavitev vašega urnika in nalog, ki jih morate opraviti, vam lahko pomaga, da se skozi njih prebijete z mirnim in osredotočenim umom, saj vam ni treba skrbeti, da boste pozabili ali zamudili roke. Prav tako lahko pomaga barvno kodirati opravila glede na njihovo vrsto, pomembnost, nujnost in tako naprej za druge nastavitve.
*b*~ Dodeljevanje dela*b* - Ni vsakdo, ki lahko počne, kar počnete vi, zato dajte prednost nalogam, ki jih morate osebno skrbeti. Če želite povečati učinkovitost in se izogniti prevelikemu prevzemanju, razmislite o prenosu delovnih mest, ki ne zahtevajo vaše ravni strokovnega znanja, na ljudi okoli sebe. Navedite podrobne smernice in povratne informacije za naloge, ki jih dodelite, da bodo ljudje, ki jih opravljajo, vedeli, kako to storiti na najboljši možni način. Čeprav lahko to na začetku traja več časa, bo dolgoročno sprostilo čas, saj se kolegi ekipa ali družinski člani naučijo opravljati naloge z malo ali nič podpore.
*b*~ Izogibajte se večopravilnosti*b* - Ko se delo kopiči, pogosto poskušamo prečkati dve ali več stvari hkrati. Med pregledovanjem dokumenta in dodajanjem opomb v dokument se lahko na primer udeležite telefonskega srečanja. Čeprav morda mislite, da ste učinkoviti z večopravilnostjo, dejansko počnete nasprotno. Posamezniki močno precenjujejo svojo sposobnost večopravilnosti. Nedavna študija kaže, da človeški možgani opravljajo več nalog z ustvarjanjem in uporabo skupnih mentalnih predstavitev teh nalog. Študija kaže, da tudi če povečamo možganske vire, namenjene nalogam, se učinkovitost večopravilnega sistema ne poveča, saj je odvisna predvsem od sheme delitve virov, ki jo uporabljajo možgani - in ta shema je neučinkovita. Pomislite na to takole: Ko je v računalniku odprtih preveč zavihkov, se upočasni, kajne? Podobno, ko naredimo več kot eno stvar hkrati, je naša pozornost razdeljena, kar zmanjšuje učinkovitost in kakovost našega dela. Z drugimi besedami, vsi opravljajo več nalog, vendar se nihče ne more več osredotočiti. V drugi nedavni študiji je bilo ugotovljeno, da je bila človeška pozornost pred dvema desetletjema 12 sekund, danes pa je padla na samo osem sekund. Več ljudi kot opravlja več nalog, bolj so prisiljeni v večopravilnost – z negativnimi rezultati na sposobnost učenja, osredotočanja in celo sočustvovanja z drugimi.
*b*~ Prelomi urnikov*b* - Tako kot večopravilnost lahko tudi tek med srečanji brez prekinitve ustvari iluzijo, da hitro veliko odkljukate s seznama opravkov, vendar je to kontraproduktivno. Študije kažejo, da dobro počitek in odmori pomagajo ljudem, da ostanejo na nalogi in angažirani. Če delate z računalnikom, uporabite te odmore, da tudi oči nekaj minut stran od zaslona. Če ste dve uri padali za mizo, izkoristite ta čas, da se raztegnete ali hodite naokoli 15 minut. Čeprav se to morda zdi izguba časa, je to točno tisto, kar vaši možgani potrebujejo, da se pomladijo in ostanejo pozorni. Obnavljate energijo, ki ste jo izgubili, tako da boste lahko še naprej produktivni in opravljali naloge ves preostanek delovnega dne.
*b*~ Vzpostavite rutino*b* - Dnevna rutina vam pomaga pretvoriti vsakodnevne naloge v vsakodnevne navade. Tako kot si vsako jutro umivate zobe brez druge misli, vam lahko fiksna delovna rutina pomaga, da ostanete bolj organizirani in si olajšate delovne dni. Na primer, lahko se navadite preverjati e-pošto vsak dan ob 9. uri. Ko bo to postalo navada, bo težje odlašati. Za začetek pomembnih nalog ne boste potrebovali toliko motivacije, saj se bo vaš potek dela preprosto počutil naravno in samodejno. Drug način za vzpostavitev rutine je ustvarjanje predloge za večkratno uporabo, ki avtomatizira ponavljajoče se delo.To je lahko predloga e-poštnega sporočila, ki jo uporabite kot bližnjico, tako da vam ni treba vsakič vnašati celotnega sporočila, ali predloga dnevnega reda srečanja, ki jo lahko hitro izpolnite glede na določene elemente, o katerih želite razpravljati.
*b*~ Redno čistite delovni prostor*b* - Biti osredotočen in motiviran v kaotičnem okolju je izziv. Raziskave kažejo, da preveč nereda škoduje produktivnosti, vendar je malo lahko v redu, zlasti za ustvarjalne ljudi. Ali potrebujete pisalno mizo brez nereda, je odvisno od vaše osebnosti in službe. Če ugotovite, da vas nered moti in morate narediti spremembo, da boste dobili boljše rezultate, poskusite ohraniti urejen delovni prostor. Uporabite omare za arhiviranje ali arhivske sisteme, da zagotovite, da imajo vsi predmeti določeno lokacijo, ko jih ne uporabljate. Če ste ustvarjalna oseba in imate stvari na mizi, da bi se zabavali s pomočjo, potem je to v redu - vendar ga imejte pod nadzorom, ker bo preveč imelo negativne učinke. Z drugimi besedami, najpomembnejše je, da ne sledite pristopu delovnega sloga rezalnika piškotkov, ki morda ni najboljši za vas. Pomembno je, da imate dovolj samozavedanja, da veste, kakšno okolje morate gojiti, da boste lahko najboljši in bolje delali.
*b*~ Načrtujte svoj delovni dan v časovnih blokih*b* - Študije kažejo, da je najboljši način, da se prepričate o učinkovitosti, razporejanje časovnih blokov. Nekatere od teh blokov rezervirajte za opravljanje določenih nalog brez motenj. Torej, na primer, če načrtujete časovni blok za dokončanje določenega dela, odložite telefon, zaprite druge številne zavihke, ki ste jih odprli, in se izogibajte odgovarjanju na e-poštna sporočila. To se imenuje globoko delo. Druga šola mišljenja - tehnika Pomodoro - priporoča blokiranje časa v 25-minutnih kosih, čemur sledijo petminutni odmori. Ta metoda je dobra za ljudi, ki se med delom nagibajo k motnjam ali ki se znajdejo v večopravilnosti, namesto da bi opravljali globoko delo. Mnogi pisatelji, oblikovalci, programerji in študenti so imeli uspeh s to tehniko.
*b*~ Praznujte majhne zmage*b* - Ko izvajate korake v tem članku, boste v krajšem času naredili več. Morda vas bo zamikalo, da bi še naprej brusili naloge, ne da bi se ustavili, da bi priznali, kaj ste dosegli. Vendar pa je pomembno, da se ustavite in si vzamete čas, da proslavite svoj napredek. To vam ne pomaga le, da se počutite bolje, čeprav boste zagotovo dobili duševno spodbudo, če si boste metaforično potrepljali po hrbtu. Proslavljanje zmag vam pomaga tudi ohranjati produktivnost, saj vam pokaže, kaj ste dosegli, in vas opomni, kako daleč ste prišli. Na koncu izpolnitve cilja ali naloge gradite zanko pozitivnih navad, ki vam bo pomagala ohraniti zagon in motivacijo za nadaljevanje. Poleg tega gradite svojo samoučinkovitost in zaupanje na način, ki bo izboljšal vaš pristop k delu in življenju v prihodnosti. Kot nas je naučil Ted Lasso, ko verjameš vase, ni omejitev glede tega, kaj lahko dosežeš.
*b*~ Odpravite motnje*b* - Skoraj nemogoče je opraviti delo, če se nenehno ustavljate, da bi preverjali obvestila ali brali svoj vir novic v družabnih medijih. Čeprav je dobra praksa, da nekajkrat na dan preverite e-poštni nabiralnik, verjetno ni priporočljivo, da ga preverite vsakih pet minut. Če boste produktivni in opravili delo, boste morali ugotoviti, kako odpraviti motnje. Začnite tako, da telefon postavite na »Ne moti«, da ne bo brenčal vsakič, ko dobite novega sledilca na Instagramu ali sporočilo v skupini z 10 drugimi ljudmi. Razmislite o ukrepih, s katerimi boste težje dostopali do spletnih mest v družabnih medijih, ko poskušate opraviti pomembno delo. Na primer, odjava iz vašega Facebook računa bo otežila klik na impulz.
-------------------------------------------
Vas je to kaj naučilo? Ali kaj pomagalo? Kmalu pride tudi tretji del ;)